Priorizando la vida II

En el post anterior, les comentaba del trasfondo y la profundidad de la priorización. Si no lo leíste, lo recomiendo. En este post, compartiré el método que estoy utilizando. Es algo en evolución, por ejemplo, desde ayer paré de registrar mis actividades en la agenda, y sé que más cosas cambiarán en la medida que lo vaya probando.

Niveles de priorización
Tengo 3 niveles básicos de priorización. Eso evita que yo me vuelva OCD (obsesivo compulsivo) y me da flexibilidad en una vida como la que tengo, voluntario y consultor.

1. El nivel 1 corresponde a la mayoría de mis actividades hoy en día. No discierno el tema de proyectos, sino que voy trabajando con las actividades en la medida de lo posible. Éstas serán priorizadas y realizadas según su prioridad.
2. Pero, hay actividades que "van apareciendo". En el nivel 2, tengo actividades que no quiero priorizar como hago con las demás. La razón principal es que es algo por realizarse en un día o día/hora específicos. En tal caso, lo registro en AGENDAS FUTURAS, o directamente en el día/hora correspondiente en mi agenda (que continúa activa, pero ya enfocada a indicar cosas que haré en un cierto momento específico).
3. Hay otras actividades que no siento que debo priorizar o asignar fecha/hora. El nivel 3 se trata principalmente de asuntos de leisure (ocio), o de investigaciones sin un término de cumplimiento. Así que coloco la actividad en una lista de items por agendar.

Antes de hablar de los criterios de priorización (Nivel 1)
Aclaro que utilizo un archivo de texto, en un software llamado NoteTab Light (click aquí para bajarlo), que abre el archivo automáticamente. En este archivo tengo varias partes:

• AGENDA ACTUAL - indica los items que están siendo trabajados actualmente en esta sesión de actividades. En mi agenda, después de priorizar los items, pongo una nota general indicando cuales son.
• AGENDA FUTURA - indica los items que serán trabajados después que esta sesión termine. Esto también me da flexibilidad; no tengo un tiempo exacto para terminar la sesión.
• AGENDA AÚN MÁS FUTURA - hay ciertos items que prefiero realizar, saltando una sesión. Es el caso de mis blogs.
• AGENDAR - aquí pongo las actividades en Nivel 3. Poco a poco, las voy realizando.
• AGENDA RETRASADA - no utilizo mucho esta parte. Corresponde a actividades que debería realizar, pero no lo hice por alguna razón, y no puedo por ahora.

¿Cómo describo cada actividad por priorizar?
Estos son los elementos que uso para describir los items:

• Categoría - me ha ayudado categorizar las actividades; si es un proyecto, entonces todas las actividades bajo ese proyecto están bajo esa categoría. Ejemplo:

L.
- CALL. EDUARDO CREUS.
- LANG. MAND.
- BASE DE DATOS DE DINÁMICAS. LLENAR LOS FORMS, VER EL MODELO EN BARCO EN TORMENTA. PULIR, CONVERTIR EN ALGO QUE SE PUEDA COMERCIALIZAR.
- POST. FOTOS. MAURITIUS.
- TI. DOWNLOAD FOLDER.

La categoría se llama L. que es mi código para cosas personales o profesionales. Las actividades son indicadas por la viñeta (-).

• Genérico - me da una idea de que es y empieza la actividad. En POST. FOTOS. MAURITIUS, estoy indicando que debo publicar fotos de mi visita a Mauritius (mira al final de este post...).

• Objeto - es lo restante de la actividad después del genérico - las fotos en Mauritius.

• Flag - me gusta utilizar flags, o sea, "banderitas" que me dicen que algo es diferente de lo demás. Actualmente, uso el flag TI en varios conceptos:

• TI - me indica que esta actividad específica, o categoría, debe saltar una sesión por ser realizada.
• TI2 - me indica que esta actividad específica, o categoría, debe saltar dos sesiones por ser realizadas.
• TI+ - esta actividad debe recibir alta nota (rango 7-9 normalmente) en importancia. En la sesión siguiente, aparecerá como TI-.
• TI- - esta actividad debe recibir baja nota (rango 1-3 normalmente) en importancia. En la sesión siguiente, aparecerá como TI+.

Criterios de priorización
Algo que es único por cada persona serán los criterios. Por ejemplo, encuentro en internet los criterios DIFICULTAD, IMPORTANCIA y FRECUENCIA. Para mí, utilizo dos criterios que describo a continuación:
IMPORTANCIA - algo importante para mí es algo que tendrá impacto en mi vida o agenda presente. También influye si se puede o no posponer, pero no confundo con urgencia - urgencias normalmente entran en el Nivel 2 de priorización.
FACILIDAD - sí, es fundamental para mí definir si una actividad es fácil o no. Defino facilidad a través de dos ideas: complejidad (tiene que ser investigado, requiere talentos específicos u otras personas, etc.) y el tiempo consumido (si algo tarda mucho, no es fácil).
Para describir el grado de importancia o facilidad, utilizo notas numéricas. En algún momento, usé de 1 a 5, pero no funcionó bien; utilizo de 1 a 10, donde 1 implica lo que es menos importante o menos fácil (más difícil). Además, descubrí que las notas las podía dividir en 4 categorías:

• 1-3 lo menos importante o menos fácil de todo
• 4-6 mediano en importancia o facilidad
• 7-9 importante o fácil
• 10 (uso pocas veces) extremadamente importante o fácil

Si quieres, podrías usar caritas felices o tristes, colores y otros símbolos que te signifiquen algo.
Además de todo eso, SUMO la nota, asignando un número a la actividad que me indica mi priorización final.

El proceso
Bueno, se ha vuelto como un pequeño y útil ritual.

1. En primer lugar, reúno varios papelitos - papel reciclado sirve muy bien.
2. En cada papelito, escribo una actividad de la presente sesión (AGENDA ACTUAL). La describo de forma resumida, pues siempre puedo ir al archivo de agendas y ver de qué se trata.
3. Después de escribir todo, empiezo el proceso de priorización.
4. Tomo todos los papelitos y los separo en 3 - más importantes, medianos en importancia y los menos importantes. Hago cuestión que en cada parte haya al menos 3 papelitos; la importancia de una actividad aquí es también relativa, pues depende de esta sesión.
5. Paso entonces a dar nota, un número que pongo al pie del papelito. Empiezo de lo menos importante y asigno 1, 2 y 3. Después, el mediano (4, 5 y 6), y por fin lo más importante (7, 8, 9 y, en pocos casos, 10).
6. Después de eso, junto los papelitos de nuevo y los separo nuevamente en 3 - más fáciles, medianos en facilidad y los menos fáciles (o más difíciles). Hago cuestión que en cada parte haya al menos 3 papelitos; la facilidad de una actividad aquí es también relativa, pues depende de esta sesión.
7. Pongo la última nota, un número al pie del papelito, al lado de la nota correspondiente a la importancia. Empiezo de lo menos fácil y asigno 1, 2 y 3. Después, el mediano (4, 5 y 6), y por fin lo más fácil (7, 8, 9 y, en pocos casos, 10).
8. Ahora, sumo los números. Esta suma me da la PRIORIZAD de la actividad. Lo ordeno en orden decresciente (números más altos arriba, los más bajos después).
9. ¡Está lista mi "agenda" de actividades!

Ejecución de la priorización

• Sigo el orden ahí dispuesto. Al terminar un papelito, lo boto a la basura (o reciclo) y sigo al otro.
• A veces, una actividad es demasiado larga. En tal caso, la voy alternando con la siguiente.
• Después que acabo con una actividad, hago una anotación en el archivo en NoteTab, y si es necesario, la transfiero a otra sesión (normalmente son proyectos, así que transfiero a la próxima sesión qué haré a continuación en ese proyecto).
• Hay situaciones donde no quiero hacer algo. Descubrí que mi biorritmo de cierta manera influye en la priorización. Así que, algunas veces, ignoro la suma y más bien me fijo en las partes - a veces hago lo más importante o lo más fácil.
• Si llego a un punto donde no quiero continuar la sesión, los papelitos que sobran pueden o ir al basurero y las actividades ahí representadas son puestas en otra parte de mi agenda, por ejemplo, AGENDA FUTURA SIGUIENTE, o bien les asigno un punto más a la importancia, por concepto de postergación, y las agrego a la AGENDA FUTURA.

En preparación...

Sí, soy yo en el aire

Bueno, espero que disfrutes priorizando y que esto te ayude a ser más eficiente y feliz. Ah, unas fotos mostrando una típica actividad Nivel 3...